Email công việc bằng tiếng Trung không cần văn hoa, nhưng cần đúng bố cục và đúng mức lịch sự. Bài này đi qua từng phần của một email: lời chào đầu, câu nêu mục đích, câu nhờ phản hồi, cách nhắc tệp đính kèm và lời kết thư, kèm mẫu câu tự soạn để bạn chép vào sổ và dùng ngay.
Bố cục năm phần dễ nhớ
- Lời chào đầu: gọi tên và chức danh người nhận.
- Câu mục đích: một câu nói rõ vì sao bạn viết.
- Nội dung chính: chia ý ngắn, mỗi ý một đoạn hoặc đánh số.
- Đề nghị phản hồi: bạn cần người nhận làm gì, trước khi nào.
- Kết thư và chữ ký: lời chúc, họ tên, bộ phận, số điện thoại.
Đừng quên dòng tiêu đề email, tiếng Trung gọi là 邮件主题 (yóujiàn zhǔtí). Tiêu đề nên cụ thể, ví dụ: 关于五月订单交货时间的确认 (Guānyú wǔ yuè dìngdān jiāohuò shíjiān de quèrèn — Xác nhận thời gian giao hàng của đơn tháng Năm).
Chào đầu: 您好 hay 尊敬的…?
Với cấp trên, khách hàng và đối tác, dùng 您好 (nín hǎo) thay cho 你好 (nǐ hǎo). Cách mở đầu 尊敬的… (zūnjìng de… — kính gửi…) trang trọng hơn, hợp với thư gửi khách hàng, thư chính thức hoặc thông báo.
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 王经理，您好！ | Wáng jīnglǐ, nín hǎo! | Chào anh / chị quản lý Vương! |
| 尊敬的李总： | Zūnjìng de Lǐ zǒng: | Kính gửi Tổng giám đốc Lý: |
| 各位同事： | Gèwèi tóngshì: | Gửi các đồng nghiệp: |
Câu mục đích, đính kèm và nhờ phản hồi
Người đọc email bận rộn, nên câu thứ hai đã phải cho biết bạn là ai và viết để làm gì.
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 我是采购部的阮文明。 | Wǒ shì cǎigòubù de Ruǎn Wénmíng. | Tôi là Nguyễn Văn Minh, phòng thu mua. |
| 写这封邮件是想确认一下下周的交货时间。 | Xiě zhè fēng yóujiàn shì xiǎng quèrèn yíxià xià zhōu de jiāohuò shíjiān. | Tôi viết email này để xác nhận thời gian giao hàng tuần sau. |
| 附件是本月的生产报告，请查收。 | Fùjiàn shì běn yuè de shēngchǎn bàogào, qǐng cháshōu. | Đính kèm là báo cáo sản xuất tháng này, mong anh / chị kiểm tra. |
| 详细内容请见附件。 | Xiángxì nèiróng qǐng jiàn fùjiàn. | Chi tiết xin xem tệp đính kèm. |
| 请您在周五之前回复，谢谢！ | Qǐng nín zài zhōuwǔ zhīqián huífù, xièxie! | Mong anh / chị phản hồi trước thứ Sáu, cảm ơn! |
| 如有问题，请随时联系我。 | Rú yǒu wèntí, qǐng suíshí liánxì wǒ. | Nếu có vấn đề gì, xin cứ liên hệ tôi. |
Từ 附件 (fùjiàn) là "tệp đính kèm"; cụm 请查收 (qǐng cháshōu) nghĩa là "xin kiểm tra và nhận", rất hay đi cùng câu nhắc tệp.
Kết thư: chọn đúng mức trang trọng
- 此致 (cǐzhì) / 敬礼 (jìnglǐ): trang trọng nhất, dùng trong thư chính thức, đơn từ, thư gửi cơ quan. Cách viết quen thuộc là 此致 ở một dòng riêng, 敬礼 xuống dòng tiếp theo. Dùng cho email nội bộ hằng ngày có thể nghe hơi cứng.
- 期待您的回复。 (Qīdài nín de huífù.): mong nhận được phản hồi — lịch sự, hợp khi gửi khách hàng và đối tác.
- 祝工作顺利！ (Zhù gōngzuò shùnlì!): chúc công việc thuận lợi — trung tính, dùng được rộng rãi.
- 祝好！ (Zhù hǎo!): chúc mọi điều tốt đẹp — thân thiện, hợp với đồng nghiệp và đối tác đã quen.
Nếu chưa chắc, hãy xem người nhận kết thư thế nào trong email họ gửi bạn và dùng mức tương tự.
Lỗi người Việt hay gặp
- Dùng 你 (nǐ) với khách hàng, cấp trên: nên đổi sang 您 (nín).
- Dịch "Kính gửi anh quản lý" thành ✗ 亲爱的经理 — cách gọi này mang sắc thái thân mật, không hợp với cấp trên.
- Viết "xem file đính kèm" nhưng quên đính kèm. Hãy gắn tệp trước, viết nội dung sau.
- Câu quá dài, nhiều ý trong một câu. Mỗi câu một ý, mỗi đoạn một việc.
- Tiêu đề trống hoặc chỉ ghi chung chung "báo cáo".
Luyện tập
Hãy chọn một email tiếng Việt bạn vừa gửi trong tuần, viết lại bằng tiếng Trung theo đúng năm phần ở trên. Từ vựng công việc có thể tra và ôn tại: tiengtrung365.com/hoc-tieng-trung/tu-vung
Bạn muốn được sửa email? Đăng bản nháp (đã xoá tên công ty, số liệu nội bộ) ở chuyên mục Tiếng Trung công sở: tiengtrung365.com/cong-dong?category=tieng-trung-cong-so
— Ban biên tập Tiếng Trung 365