Khi nhận hàng bị lỗi, bạn cần nói rõ vấn đề và đề nghị cách xử lý mà không làm căng thẳng quan hệ làm ăn. Ngược lại, khi chính công ty bạn bị khiếu nại, câu trả lời đầu tiên quyết định khách hàng còn tin bạn hay không. Bài này đưa ra từ vựng và mẫu câu cho cả hai phía, theo trình tự: mô tả sự việc, đưa bằng chứng, đề nghị, hẹn thời hạn.
Từ vựng cốt lõi
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 投诉 | tóusù | khiếu nại, phản ánh |
| 次品 | cìpǐn | hàng lỗi, hàng kém chất lượng |
| 破损 | pòsǔn | hư hỏng, vỡ, rách |
| 换货 | huànhuò | đổi hàng |
| 退货 | tuìhuò | trả hàng |
| 退款 | tuìkuǎn | hoàn tiền |
| 赔偿 | péicháng | bồi thường |
| 索赔 | suǒpéi | yêu cầu bồi thường |
Mô tả vấn đề: sự việc trước, cảm xúc để sau
Một lời phản ánh tốt trả lời được: hàng nào, lỗi gì, bao nhiêu, có bằng chứng gì.
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 我们收到的这批货有质量问题。 | Wǒmen shōudào de zhè pī huò yǒu zhìliàng wèntí. | Lô hàng chúng tôi nhận được có vấn đề chất lượng. |
| 其中有三十件包装破损。 | Qízhōng yǒu sānshí jiàn bāozhuāng pòsǔn. | Trong đó có ba mươi chiếc bị hỏng bao bì. |
| 颜色和样品不一致。 | Yánsè hé yàngpǐn bù yízhì. | Màu sắc không giống hàng mẫu. |
| 附上照片，请您查看。 | Fùshàng zhàopiàn, qǐng nín chákàn. | Gửi kèm ảnh, mời anh / chị xem. |
Hãy ghi số đơn hàng, số lượng lỗi, ảnh chụp rõ nét ngay trong lần gửi đầu tiên. Bên kia không phải hỏi lại thì việc xử lý nhanh hơn.
Đề nghị đổi, trả, bồi thường: lịch sự nhưng dứt khoát
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 希望贵公司尽快安排换货。 | Xīwàng guì gōngsī jǐnkuài ānpái huànhuò. | Mong quý công ty sớm sắp xếp đổi hàng. |
| 我们要求退货并退款。 | Wǒmen yāoqiú tuìhuò bìng tuìkuǎn. | Chúng tôi đề nghị trả hàng và hoàn tiền. |
| 由此产生的损失，请贵方承担。 | Yóucǐ chǎnshēng de sǔnshī, qǐng guìfāng chéngdān. | Thiệt hại phát sinh từ việc này, đề nghị quý bên chịu trách nhiệm. |
| 请在三个工作日内给我们答复。 | Qǐng zài sān ge gōngzuòrì nèi gěi wǒmen dáfù. | Xin trả lời chúng tôi trong vòng ba ngày làm việc. |
Cách gọi 贵公司 (guì gōngsī — quý công ty) và 贵方 (guìfāng — quý bên) giữ được sự tôn trọng ngay cả khi bạn đang phàn nàn. Mức đổi, trả, bồi thường cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng đã ký; hãy đối chiếu điều khoản với người phụ trách trước khi đưa ra yêu cầu.
Khi chính bạn bị khiếu nại
Nguyên tắc: xin lỗi về sự bất tiện, chưa vội nhận hay chối lỗi, hỏi thông tin, hẹn thời gian trả lời.
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 非常抱歉给您带来不便。 | Fēicháng bàoqiàn gěi nín dàilái búbiàn. | Rất xin lỗi vì đã gây bất tiện cho anh / chị. |
| 请您提供订单号和照片。 | Qǐng nín tígōng dìngdānhào hé zhàopiàn. | Xin anh / chị cung cấp số đơn hàng và ảnh. |
| 我们马上核实情况。 | Wǒmen mǎshàng héshí qíngkuàng. | Chúng tôi sẽ kiểm tra lại sự việc ngay. |
| 核实后我们会给您一个解决方案。 | Héshí hòu wǒmen huì gěi nín yí ge jiějué fāng'àn. | Sau khi kiểm tra, chúng tôi sẽ đưa ra phương án giải quyết. |
Tránh câu trả lời đầu tiên kiểu ✗ 这不是我们的问题. Dù cuối cùng lỗi không thuộc về bạn, hãy để kết quả kiểm tra nói thay.
Lỗi người Việt hay gặp
- Viết dài, kể lể cảm xúc mà thiếu số lượng và ảnh.
- Dùng từ quá nặng ngay từ đầu, ví dụ đòi 索赔 khi chưa trao đổi về đổi hàng.
- Hẹn "sẽ trả lời sớm" mà không nói ngày cụ thể.
- Nhầm 退货 (trả hàng) với 退款 (hoàn tiền): trả hàng chưa chắc đã kèm hoàn tiền, nên nói rõ cả hai nếu bạn muốn cả hai.
Tra thêm từ vựng theo chủ đề: tiengtrung365.com/hoc-tieng-trung/tu-vung
Bạn từng viết thư khiếu nại bằng tiếng Trung? Chia sẻ câu hay (đã bỏ tên công ty) ở chuyên mục Tiếng Trung thương mại: tiengtrung365.com/cong-dong?category=tieng-trung-thuong-mai
— Ban biên tập Tiếng Trung 365