Nhân viên xuất nhập khẩu làm việc với đối tác Trung Quốc thường đọc và viết chứng từ nhiều hơn là nói. Bài này gom những từ xuất hiện hằng ngày trên vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, cùng các câu dùng trong email và điện thoại, rồi gợi ý cách trả lời khi phỏng vấn vị trí chứng từ.
Bộ chứng từ và việc liên quan
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 报关 | bàoguān | khai hải quan |
| 清关 | qīngguān | thông quan |
| 订舱 | dìngcāng | đặt chỗ tàu (booking) |
| 船期 | chuánqī | lịch tàu |
| 提单 | tídān | vận đơn |
| 发票 | fāpiào | hoá đơn |
| 装箱单 | zhuāngxiāngdān | phiếu đóng gói |
| 原产地证 | yuánchǎndì zhèng | giấy chứng nhận xuất xứ |
| 集装箱 | jízhuāngxiāng | container |
| 货代 | huòdài | công ty giao nhận |
Mẹo nhớ: 单 (dān) thường là "phiếu, tờ", trong chứng từ, 单 ở cuối từ thường chỉ một loại phiếu, tờ (提单, 装箱单, 订单 (dìngdān — đơn đặt hàng)).
Một ngày làm chứng từ
Công việc mỗi nơi một khác, nhưng thường xoay quanh vài nhịp:
- Buổi sáng kiểm tra email của khách và của bên giao nhận, xem lô nào cần đặt chỗ, lô nào đã có lịch tàu.
- Lập hoặc kiểm tra bộ chứng từ: số lượng, trọng lượng, mã hàng phải khớp giữa các tờ.
- Gửi bản nháp vận đơn cho khách xác nhận trước khi phát hành bản chính.
- Theo dõi tình trạng khai báo và thông quan, báo lại cho bộ phận bán hàng.
Câu dùng trong email và điện thoại
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 请帮我们订下周的舱位。 | Qǐng bāng wǒmen dìng xià zhōu de cāngwèi. | Nhờ đặt giúp chỗ tàu tuần sau. |
| 提单草稿已经发给您了，请核对一下。 | Tídān cǎogǎo yǐjīng fā gěi nín le, qǐng héduì yíxià. | Bản nháp vận đơn đã gửi anh, nhờ anh đối chiếu. |
| 发票和装箱单上的数量不一致。 | Fāpiào hé zhuāngxiāngdān shang de shùliàng bù yízhì. | Số lượng trên hoá đơn và phiếu đóng gói không khớp. |
| 这批货什么时候能清关？ | Zhè pī huò shénme shíhou néng qīngguān? | Lô hàng này khi nào thông quan được? |
| 我们需要原产地证的原件。 | Wǒmen xūyào yuánchǎndì zhèng de yuánjiàn. | Chúng tôi cần bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ. |
Khi viết email, câu ngắn và có số liệu rõ ràng giúp đối tác trả lời nhanh hơn. Một email một việc, tiêu đề ghi số đơn hàng.
Phỏng vấn vị trí chứng từ
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 你熟悉哪些出口单证？ | Nǐ shúxī nǎxiē chūkǒu dānzhèng? | Bạn quen với những chứng từ xuất khẩu nào? |
| 如果单证有错误，你怎么处理？ | Rúguǒ dānzhèng yǒu cuòwù, nǐ zěnme chǔlǐ? | Nếu chứng từ có sai sót, bạn xử lý thế nào? |
Gợi ý trả lời, chọn câu đúng với bạn:
| Tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 我会先和客户核对，再请货代修改，最后保存邮件记录。 | Wǒ huì xiān hé kèhù héduì, zài qǐng huòdài xiūgǎi, zuìhòu bǎocún yóujiàn jìlù. | Tôi đối chiếu với khách trước, nhờ bên giao nhận sửa, rồi lưu lại email. |
| 我做过报关资料的准备工作，熟悉发票和装箱单。 | Wǒ zuòguo bàoguān zīliào de zhǔnbèi gōngzuò, shúxī fāpiào hé zhuāngxiāngdān. | Tôi từng chuẩn bị hồ sơ khai báo, quen hoá đơn và phiếu đóng gói. |
Kỹ năng nên luyện
- Đọc chứng từ song ngữ: lấy một mẫu bạn được phép dùng, che cột tiếng Việt và đoán nghĩa từng ô.
- Gõ chữ Hán bằng pinyin cho nhanh, vì phần lớn trao đổi là email và tin nhắn.
- Luyện đọc số, ngày, mã hàng thành tiếng để không nhầm khi gọi điện.
Lưu ý: thủ tục hải quan và yêu cầu chứng từ thay đổi theo từng thời điểm và từng mặt hàng. Luôn kiểm tra với cơ quan hải quan hoặc đơn vị giao nhận chính thức.
Xem việc làm có yêu cầu tiếng Trung: tiengtrung365.com/viec-lam
Hỏi đáp kinh nghiệm nghề ở chuyên mục Xuất nhập khẩu: tiengtrung365.com/cong-dong?category=xuat-nhap-khau-viec-lam
— Ban biên tập Tiếng Trung 365