Tiêu đề email (主题)
[会议主题]会议纪要（[日期]）
[Huìyì zhǔtí] huìyì jìyào ([rìqī])
Biên bản cuộc họp [Chủ đề cuộc họp] ([Ngày])
Lời chào
各位同事，大家好！
Gèwèi tóngshì, dàjiā hǎo!
Chào các anh chị đồng nghiệp!
Mục đích
现将[日期]召开的[会议主题]会议纪要发给大家，请查阅。
Xiàn jiāng [rìqī] zhàokāi de [huìyì zhǔtí] huìyì jìyào fā gěi dàjiā, qǐng cháyuè.
Nay xin gửi mọi người biên bản cuộc họp [Chủ đề cuộc họp] tổ chức ngày [Ngày], mời mọi người xem.
Thông tin cần thiết
会议时间：[日期][时间]；会议地点：[地点]。
Huìyì shíjiān: [rìqī] [shíjiān]; huìyì dìdiǎn: [dìdiǎn].
Thời gian họp: [Giờ] ngày [Ngày]; địa điểm họp: [Địa điểm].
参会人员：生产部、品质部、技术部、仓库及计划部负责人。
Cānhuì rényuán: shēngchǎnbù, pǐnzhìbù, jìshùbù, cāngkù jí jìhuàbù fùzérén.
Thành phần tham dự: người phụ trách các bộ phận Sản xuất, Chất lượng, Kỹ thuật, Kho và Kế hoạch.
会议决定：[订单号]的交货日期不变，生产部从明天起每天加班两个小时。
Huìyì juédìng: [dìngdānhào] de jiāohuò rìqī bú biàn, shēngchǎnbù cóng míngtiān qǐ měi tiān jiābān liǎng ge xiǎoshí.
Quyết định của cuộc họp: ngày giao hàng của đơn [Mã đơn hàng] giữ nguyên; bộ phận Sản xuất từ ngày mai mỗi ngày tăng ca hai tiếng.
品质部负责在[完成时间]前完成不良原因分析，并提交改善报告。
Pǐnzhìbù fùzé zài [wánchéng shíjiān] qián wánchéng bùliáng yuányīn fēnxī, bìng tíjiāo gǎishàn bàogào.
Bộ phận Chất lượng chịu trách nhiệm hoàn thành phân tích nguyên nhân lỗi trước [Thời gian hoàn thành] và nộp báo cáo cải thiện.
仓库负责跟进[物料名称]的到货，每天下午向计划部更新一次。
Cāngkù fùzé gēnjìn [wùliào míngchēng] de dàohuò, měi tiān xiàwǔ xiàng jìhuàbù gēngxīn yí cì.
Kho chịu trách nhiệm theo dõi việc về hàng của [Tên vật tư], mỗi buổi chiều cập nhật một lần cho bộ phận Kế hoạch.
下次会议定于[日期][时间]，检查以上事项的进展。
Xià cì huìyì dìng yú [rìqī] [shíjiān], jiǎnchá yǐshàng shìxiàng de jìnzhǎn.
Cuộc họp lần sau định vào [Giờ] ngày [Ngày], để kiểm tra tiến triển của các việc trên.
Câu kết
如纪要内容有遗漏或不准确的地方，请在[日期]前回复补充。
Rú jìyào nèiróng yǒu yílòu huò bù zhǔnquè de dìfang, qǐng zài [rìqī] qián huífù bǔchōng.
Nếu nội dung biên bản có thiếu sót hoặc chỗ chưa chính xác, xin trả lời email để bổ sung trước ngày [Ngày].
请各负责人按时完成各自的工作。
Qǐng gè fùzérén ànshí wánchéng gèzì de gōngzuò.
Đề nghị những người phụ trách hoàn thành đúng hạn phần việc của mình.
Lời cảm ơn
谢谢大家！
Xièxie dàjiā!
Cảm ơn mọi người!
Người gửi
记录人：[部门] [姓名]
Jìlùrén: [bùmén] [xìngmíng]
Người ghi biên bản: [Bộ phận] [Họ tên]